Realizacja obowiązku informacyjnego o ochronie danych osobowych

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
Gmina Przygodzice
 
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz.Urz.UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:
 

Administrator danych osobowych
Kontakt do Inspektora Ochrony Danych
Gmina Przygodzice
Adres siedziby: Pl. Powstańców Wlkp. 2, 63-421 Przygodzice
Tel.: (62)   592-77-22
E-mail: ugp@przygodzice.pl
iod@comp-net.pl
Cel przetwarzania danych osobowych
Podstawa prawna przetwarzania
Pobieranie podatków i opłat - podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportu, w tym w szczególności:
·   ustalenie wysokość podatków oraz opłat;
·   prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów  w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową;
·   prowadzenie czynności sprawdzających oraz postępowania podatkowe;
·   w razie zaistnienia konieczności - kontrola podatkowa i dochodzenie należności;
·   rozliczanie wniesionych opłat;
·   wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika;
·   działania informacyjne
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO 1]
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO[2]
Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim związanych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją opłaty
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ustalenie warunków zabudowy
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Rejestracja działalności gospodarczej - przyjęcie wniosku i przesłanie do CEiDG
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Zajęcie pasa drogowego - wydanie opinii w sprawie lokalizacji inwestycji
w pasie drogowym
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ochrona środowiska i przyrody:
wydawanie decyzji ws. wycinki drzew, usuwania azbestu, , wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny oddziaływania na środowisko.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Gospodarka wodna:
wydawanie opinii ws. studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje w sprawie zmiany stosunków wodnych na gruncie.
 
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Gospodarka nieruchomościami:
sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste.
 
 
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Edukacja:
·   obsługa Systemu Informacji Oświatowej;
·   realizacja dowozu dzieci do szkół w tym do placówek specjalnych;
·   kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat;
·   obsługa wniosków o przyznanie stypendiów Wójta Gminy, motywacyjnych;
·   realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli;
·   realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół;
·   realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela;
·   prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli;
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Kwalifikacja wojskowa. Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz obrony kraju.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Urzędu
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zamówień publicznych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
 Art. 6 ust. 1 lit. b RODO[3]
Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Obsługa wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
 Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ewidencja ludności - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta/Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z:
·   nadaniem lub zmianą numeru PESEL,
·   zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem,
·   zmianą obywatelstwa,
·   wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu,
·   zmianą dokumentu podróży cudzoziemca,
·   obowiązkiem meldunkowy,
·   usunięciem niezgodności w danych,
·   wydaniem zaświadczenia,
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dowody osobiste - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta/Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych.
 
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Akty stanu cywilnego - w zakresie dokumentacji i zbiorów prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego w celu realizacji zadań związanych z:
• sporządzeniem aktów urodzenia dziecka, małżeństwa, zgonu,
• zmiana imion i nazwisk
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym,
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego,
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego,
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Obsługa posiedzeń Rady Gminy
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych do celów kontaktowych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Nagrywanie posiedzeń Rady Gminy
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych i ich publikacją
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Rekrutacja na wolne stanowiska pracy
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Realizacja procesu rekrutacji oraz odbywania stażu w Urzędzie oraz praktyki zawodowe
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Prowadzenie monitoringu wizyjnego w przestrzeni publicznej
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Udostępnianie informacji publicznej i o środowisku
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
 
Odbiorcy danych osobowych
W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a) podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
b) strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
c) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
d) podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
e) podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług - na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
f) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł
W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu
a) Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
b) Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
c) Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.
d) Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
e) W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych,
w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.
f) Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. - 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. - 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA - wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. - 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
e) prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (prawnie uzasadniony interes);
f)  prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa);

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):
a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
c) dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;
 
Niepodanie danych osobowych w  będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane,
w szczególnych przypadkach ich nie podanie nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności
w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.


[1] Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
[2] Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej
[3] Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą,
lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy