Zarządzenie Nr 37/14/VI Burmistrza Miasta Puszczykowa z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie: instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Euro

 

Zarządzenie Nr 37/14/VI

Burmistrza Miasta Puszczykowa

z dnia 11 lipca 2014 r.

 

w sprawie: instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizowanych przez Miasto Puszczykowo.

 

Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, ze zmianami) i § 1 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) w związku w związku z art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 2 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 zarządzam co następuje:

 

 

§ 1. Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Puszczykowie Instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizowanych przez Miasto Puszczykowo, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. W zakresie nieuregulowanym przez Instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizowanych przez Miasto Puszczykowo stosuje się zapisy Zarządzenia Nr 23/11/VI Burmistrza Miasta Puszczykowa z dnia 21 lutego 2011 r. w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki oraz instrukcji archiwalnej.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Puszczykowa.

 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

  

Załącznik do zarządzenia Nr 37/14/VI

Burmistrza Miasta Puszczykowa

z dnia 11 lipca 2014 r.


 

 

Instrukcja przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizowanych

przez Miasto Puszczykowo.

 

  1. Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych jest przechowywana w komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Puszczykowie zaangażowanych w realizację projektu.

  2. Dokumentacja przechowywana jest w sposób uporządkowany, w oznaczonych segregatorach w zamykanych szafach.

  3. Oznaczenie segregatora powinno zawierać: flagę Unii Europejskiej, logotyp programu operacyjnego, tytuł projektu, nr umowy o dofinansowanie i inne wymagane oznaczenia związane z otrzymanym dofinansowaniem.

  4. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące projektów przechowywać w osobnych teczkach aktowych (dla każdego projektu).

  5. W komórkach organizacyjnych teczki aktowe przechowuje się przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia ostatniej sprawy, której akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

  6. Archiwum zakładowe przechowuje akta związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych zgodnie z kategorią archiwalną lub zgodnie z zapisami umowy
    o dofinansowanie, jeżeli kategoria archiwalna jest krótsza niż okres przechowywania dokumentacji określony w umowie o dofinansowanie.

  7. Jeżeli kategoria archiwalna akt przekazywanych do archiwum zakładowego jest niższa niż okres przechowywania dokumentów określony w umowie o dofinansowanie projektu lub innych dokumentach, komórka organizacyjna przekazująca akta do archiwum zakładowego, zaznacza na spisie zdawczo - odbiorczym akt właściwy wymagany okres przechowywania dokumentów.

  8. Oznakowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów dofinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub innych środków pomocowych odbywa się zgodnie z zapisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67).

  9. Komórka organizacyjna dokonująca archiwizacji akt wytworzonych w związku
    z realizacją projektu odpowiada za ich prawidłowe oznakowanie oraz przekazanie do archiwum zakładowego w sposób zapewniający spełnienie wymogu dotyczącego okresu przechowywania określonego w umowie o dofinansowanie.

  10. W przypadku kontroli projektu przez uprawnioną do tego instytucję w okresie po przekazaniu akt projektu do archiwum zakładowego, komórka dokonująca przekazania akt odpowiedzialna jest za ich dostarczenie zespołowi kontrolnemu.

  11. Na stronie tytułowej teczki aktowej przekazywanej do archiwum zakładowego należy wpisać tytuł projektu oraz numer umowy o dofinansowanie.

  12. Zaleca się aby dokumentacja dotycząca projektu (w ramach danej komórki organizacyjnej) została przekazana do archiwum zakładowego w osobnej teczce aktowej (teczkach aktowych), nie jako część bieżącej dokumentacji wytworzonej
    w komórce organizacyjnej.